Faktura VAT jest dokumentem handlowym, który zmuszony jest spełniać określone wymogi zarówno prawne jak i formalne. Te najważniejsze to przede wszystkim wszelkie dane, które dotyczą czasu oraz formy płatności jak również wszystkie informacje, które mają na celu identyfikację gotowego dokumentu jak również rozpoznanie stron zawartej transakcji. Konieczne są również wszelkie informacje, które przydadzą się do rozliczenia podatków, suma umowy kupna – sprzedaży oraz warunki na których powinna odbyć się dostawa. Coraz częściej również możemy zastępować podpis na fakturze, podpisem elektronicznym, dzięki czemu księgowość jest w tym przypadku zbędna. Rachunek VAT to pole do popisu dla czynnych podatników, którzy podlegają opodatkowaniu VAT. W takim przypadku za fakturę posłużyć mogą bilety kolejowe, jak również te, które dotyczą transportu samochodowego, statkami pełnomorskimi, transportem żeglugi pełnomorskiej i przybrzeżnej, promem, ewentualnie samolotem. Za fakturę możemy uznać również zaświadczenie wystawiane podczas przejazdu autostradą, dokumenty za wykonane dla nas usługi ubezpieczeniowe lub bankowe oraz rachunki wystawiane przez „nievatowców”. Wszystkie rachunki oraz dokumenty muszą być przetrzymywane minimum przez 5 lat. Naszym obowiązkiem jest okazywanie ich przy wszelkich kontrolach, bez względu na zaistniałą sytuację. Pamiętajmy również i weźmy sobie do serca, że nierzetelne i niefachowe prowadzenie wszelkiego rodzaju dokumentacji, może zakończyć się dla nas przykrymi w skutkach konsekwencjami. Koniecznością jest stała kontrola nad prawidłowym dokumentowaniem faktur.