W obrocie handlowym spotyka się również dokumenty które pełnią rolę wyłącznie informacyjną a nie mają znaczenia księgowego i jako takie nie są wpisywane do kpir. Należy do nich proforma która jako dokument najczęściej kojarzona jest z fakturą vat. Skoro w obrocie uczestniczą też podmioty które zwolnione są z vat oczywistym jest że również generują formularze typu rachunek proforma.

Jest to sprecyzowanie oferty stworzonej w odpowiedzi na zapytanie klienta o dany towar czy usługę, jego cenę oraz dostępność. W formularzu znajdują się praktycznie wszystkie te dane które znajdą się w wystawionym dla ewentualnej transakcji rachunku. Jednakże sama proforma to tylko propozycja a nie zobowiązanie i dopiero na jej podstawie może być wygenerowany faktycznie dokument zobowiązujący do zapłaty. Dla klienta taki formularz pełni dwojaką rolę, jest precyzyjną odpowiedzią na zapytanie ofertowe a jednocześnie gwarancją otrzymania takiej ceny jak się w formularzu znalazła.

Chcąc wystawiać takie dokumenty czasowe w sposób wygodny przedsiębiorca może zdecydować się na korzystanie z profesjonalnego programu do prowadzenia rachunkowości. Albo zarejestrować się w bezpłatnym serwisie w którym znajdzie rachunek proforma wzór i wiele innych dokumentów które przydają się w organizowaniu finansów firmowych. Kiedy warunki zostają zaakceptowane proforma służy jako baza do wystawienia właściwego rachunku.